Terminbuchungen sind über unterschiedliche Wege möglich. Selbstverständlich ist bei dem unter 5.1 genannten Mischbetrieb auch das einfache Ziehen einer "normalen Wartemarke" ohne weiteres direkt an der Aufrufanlage möglich.
1.) Internet-Terminbuchungen
Der häufigste Buchungsfall ist die Buchung von Terminen über das Internet
Frontend. Dieses Internet-Frontend wird von uns bei Inbetriebnahme an das Design des Webauftritts der jeweiligen Verwaltung angepasst und in den Webauftritt an einer oder mehreren Stellen verlinkt.
Hier zeichnet tempus die hohe Flexibilität der Aufrufmöglichkeiten aus, mit dem diese Verlinkung durchgeführt werden kann:
• Der Aufruf ohne spezielle Parameter zeigt alle Anliegen aus allen Bereichen der jeweiligen Stadtverwaltung. Nach Auswahl der Anliegen wird dann auf den jeweiligen Standort weiterverzweigt.
• Der Aufruf mit Angabe des Standortes reduziert die auswählbaren Anliegen auf die Anliegen, die an diesem Standort möglich sind.
• Der Aufruf mit bestimmten Kalendernummern reduziert die Auswahl der möglichen Anliegen auf die Anliegen, die an diesen Schlangennummern möglich sind. Sollten ausgewählte Anliegen an mehreren Standorten möglich sein, kann im Folgenden der Standort ausgewählt werden, an dem der Kunde dieses Anliegen erledigen möchte, zum Beispiel das für ihn nächstgelegene Bürgerbüro.
• Für den Aufruf direkt aus einem anderen System heraus können Anliegen vorausgewählt werden, die dann auf Wunsch noch erweiterbar sind oder direkt zu einer Terminauswahl führen können. Mit dieser Technik kann etwa aus Fremdsystemen, z.B. AKDB OK-Vorfahrt, in eine direkte Terminbuchung zum Beispiel für eine Führerscheinangelegenheit gesprungen werden. Ein anderes Beispiel ist die Abholung von Ausweisdokumenten nach Anlieferung aus der Bundesdruckerei. Hier kann per Link direkt in die Terminvereinbarung des passenden Anliegens in dem passenden Bürgerbüro verzweigt werden.
2.) Terminvereinbarungen am Markendrucker/Terminal
Die Laufkunden können direkt vor Ort Termine, in der Regel für den gleichen Tag, an sogenannten Terminmarkendruckern vereinbaren. Terminmarkendrucker sind Kiosk-Terminals mit einer einfachen Touch-Screen-Oberfläche, über die Kunden die Anliegen über „Kacheln“ auswählen.
Die Beschriftung der Oberfläche mit den darin enthaltenen Anliegen ist frei konfigurierbar. Die Systeme können so konfiguriert werden, dass Sie entweder nur für den selben Tag oder auch für Folgetage Termine vereinbaren können. Die Oberfläche ist optimiert für die Nutzung an einem touchbasierten Kiosk-System.
Die Kiosk-Systeme selbst sind in hervorragender Qualität Mittlerweile auch Bestandteil unserer Produktpalette. Außerdem werden häufig die bereits vorhandenen Kiosksysteme mit Ticketdrucker, z.B. etwa vorhandene Netcallup Markendrucker, für diesen Zweck verwendet. Diese sind in der Regel durch geeignete Systeme, z.B. Sitekiosk, für die Nutzung von Browsern im öffentlichen Bereich aufzurüsten.
Abbildung 2: Oberfläche Terminmarkendrucker
Abbildung 3: Anliegenauswahl Terminmarkendrucker
Nach Auswahl des/der gewünschten Anliegen kann das System auf Wunsch auch die benötigten Unterlagen einzeln abfragen. Damit gehören Situationen, bei denen Kunden evt. länger warten mussten aber dann doch nicht alle Unterlagen beihaben, der Vergangenheit an.
Abbildung 4: Rückfragen zur Klärung der notwendigen Unterlagen vor der Terminbuchung
Am Ende erhält der Kunde eine Terminmarke mit einer Nummer, über die er aufgerufen wird und eine Uhrzeit des Termins.
Abbildung 5: Terminmarke aus einem Terminmarkendrucker
3.) Automatische Telefonische Terminvereinbarung
tempus bietet nach unserer Kenntnis als einziger Anbieter für Terminmanagementsysteme optional einen automatischen Telefondialog an, der per Tastatursteuerung funktioniert und komplette Termine buchen kann.
4.) Geschützte Buchung über das Internet-Frontend
Für komplexe Sachfragen, z.B. im Ausländeramt, möchten einige Verwaltungen keine freie Terminvergabe über das Internet anbieten. Für diese Fälle kann tempus so konfiguriert werden, dass die Buchungen nur dann funktionieren, wenn das Frontend im eingeloggten Zustand (eingeloggt im Backend) aufgerufen wird.
Diese Buchungsmöglichkeit kann dann zum Beispiel von einer Infoline verwendet werden.
5.) Freie Buchung über das Internet-Frontend
Alle vorgenannten Buchungsmöglichkeiten orientieren sich immer an den vorher bereitzustellenden Terminbearbeitungskapazitäten. Sofern die Mitarbeiter dazu eine entsprechende Berechtigung erhalten, können sie auch eine „freie Buchung“, vorbei an den Kapazitäten durchführen.
6.) Direkte Buchung in „Outlookartigem Kalender“
Insbesondere, wenn ein Kalender (z.B. im Bereich Ausländerbehörde) durch einen einzelnen Mitarbeiter repräsentiert wird, bietet tempus einen „Outlookartigen Kalender“ in Form eines Monats-, Wochen- oder Tageskalenderblattes an, in dem alle bisherigen Termine eingetragen sind und einfach per Mausklick direkt Termine gebucht werden können. Auch diese Buchungen umgehen die Begrenzung der vorher notwendigen Terminkapazitätsbereitstellung.
7.) Buchungsprioritäten
Jeder Schlange kann eine Buchungspriorität zugeordnet werden.
Diese greift nur in dem Fall, dass ein Termin in mehreren Schlangen zu dem ausgewählten Zeitpunkt gebucht werden könnte, weil dort noch Kapazitäten frei sind.
Bei gleicher Buchungspriorität erfolgt die Buchung in diesem Fall in eine zufällig ausgewählte mögliche und verfügbare Schlange. Wenn eine mögliche und verfügbare Schlange eine höhere Buchungspriorität (1 klein, 100 groß) als die anderen Schlangen hat, erfolgt die Buchung in diese Schlange. Dies ist z.B. bei Schnellschaltern (siehe unten) sinnvoll oder auch bei sogenannten Azubi Schlangen. In Azubi-Schlangen werden Azubis, die noch nicht über alle Kenntnisse verfügen und nicht alle Anliegen bearbeiten können, geplant. Dieser Schlange werden dann nur die Anliegen, die der/die Azubis bereits beherrschen, zugeordnet und eine hohe Buchungspriorität zugeordnet. Damit landen dann solche Anliegen bevorzugt bei den Azubis.
8.) Schnellschalter
Über unterschiedliche Wege können Schnellschalter in der Terminvereinbarung konfiguriert werden.
Idee der Schnellschalter ist es, nur kurze Anliegen dort bearbeiten zu lassen. Das kann einmal so konfiguriert werden, dass nur bestimmte Anliegen dort zugelassen werden. Zum anderen kann die Terminschlange parametrisiert werden, so dass nur Termine mit einer maximalen Termindauer darin vereinbart werden können.
9.) Gruppenkalenderbuchungen
Wichtig ist hierbei, den Begriff „Gruppenkalender“ im Sinne von tempus zu verstehen, um die damit verbundenen Möglichkeiten zu erkennen. Ein Gruppenkalender ist nicht ein einzelner Kalender, hinter dem eine Gruppe von MitarbeiterInnen steht. Diese Situation wäre typisch für Aufrufanlagen und wäre einfacher Standard, den tempus natürlich auch erfüllt.
Ein Gruppenkalender in der Definition von tempus ist ein virtueller Kalender, der die Terminangebote aus mehreren tempus-Kalendern zusammenfasst. Bei doppelten Uhrzeitangeboten aus mehreren Kalendern erfolgt die Buchung entweder zufällig oder nach einer vorgebbaren Buchungspriorität.
Ein typischer Anwendungsfall sind Ausländerbehörden, wo mehrere Mitarbeiter einer Gruppe ihre eigenen Kalender pflegen und Termine auf diese Gruppe verteilt werden sollen.