Systemübersicht, Begriffe und Konzepte

Ein zentraler Punkt in tempus  sind „Kalender“:

• Den Kalendern werden Anliegen zugeordnet, die an dem jeweiligen Kalender geplant und bearbeitet werden können, z.B. „Personalausweis beantragen“.

• Für den Kalender werden dann Servicezeiten definiert (auch Kapazitäten genannt), z.B. 8-12 Uhr und die Anzahl der maximal parallel stattfindenden Termine in dem Kalender, z.B. 2, weil 2 Schalter im Kalender „Bürgerbüro“ geöffnet sind während der Servicezeit. 

• Es kann – je nach Ausbaustufe – eine Vielzahl von Kalendern geben, die auch unterschiedlichen Bereichen, z.B. dem Standesamt zugeordnet sein können. 
• Durch Auswahl des gewünschten Anliegens wählen die Kunden/Innen implizit also die möglichen Kalender für eine Terminbuchung aus. Z.B. könnte es mehrere Bürgerbüros mit jeweils eigenen Kalendern geben, denen das Anliegen „Personalausweis beantragen“ zugeordnet wird. Dann kann sich der Kunde letztlich den Standort und damit verbundenen Kalender für eine Terminbuchung aussuchen. 
• In einem Kalender können mehrere Mitarbeiter/Innen oder Räume geplant werden, die alle gegenseitig austauschbar sind, also die gleichen Anliegen bearbeiten können.
• Gibt es Mitarbeiter/Innen, die nur die Ausgabe von Dokumenten vornehmen, so müssen diese in einem eigenen Kalender geplant werden. 
• Alle diese Dinge und die momentane Auslastung der Kapazitäten zusammen münden in Terminangeboten an die Kunden, bei denen Datum, Uhrzeit, Anliegen und der Bearbeitungsort fest vereinbart werden.
• Der letztlich durchführende Schalter wird in der Regel erst vor Ort am Tag der Bearbeitung über die Aufrufanlage festgelegt, es sei denn der Kalender ist einer bestimmten Person zugeordnet. 
• Über unterschiedliche Buchungswege sind die Kunden in der Lage, sich selbstständig, ohne Einschaltung einer Infoline oder ähnliches, diese Termine zu vereinbaren. 

• Entlastung des Personals, das bislang Termine vereinbart hat 
• Die Besucher können im Voraus klären, ob und wo Ihre Anliegen bearbeitet werden können 
• Die Besucher können bequem im Voraus den für sie am besten passenden Termin auswählen 
• Auch für Laufkunden vor Ort werden verbindliche Termine vereinbart, so dass sich die Kunden gegebenenfalls zwischen dem Zeitpunkt, an dem der Termin vereinbart wurde bis zu dem Zeitpunkt des Termins anderweitig beschäftigen können 
• Durch die Vorausplanung können Besucherströme auf weniger nachgefragte Zeiträume gelenkt werden 
• tempus plant die Termine automatisch so, dass alle Arbeiten bis zum Öffnungszeitende erledigt sind, können die MitarbeiterInnen in der Regel ohne unerwartete Überstunden das Arbeitsende geniessen. 
• tempus erfasst die Auslastungen der jeweiligen Arbeitsbereiche genau, dadurch ist es ein hervorragendes Mittel zur Personalsteuerung.
• tempus ermöglicht damit auch untertägige Personaloptimierungen etwa durch Springer oder ähnliches.
• tempus trägt zur Glättung und Verteilung von Nachfrageströmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums, Tage oder Wochen, bei, kann aber Bearbeitungskapazitäten nicht ersetzen.