Kapazitäten

1.)Viele Terminvereinbarungen basieren auf dem einfachen Angebot von Terminen zu starr vorgegebenen Uhrzeiten.

Dieses Prinzip lässt völlig unbeachtet, wie lange die tatsächliche Bearbeitung des Termins dauern wird. Es trifft allenfalls grobe gesamtdurchschnittliche Annahmen darüber. Ein typisches Angebot wäre z.B. „alle Viertelstunde bieten wir 2 Termine an.“

Aber was passiert, wenn nicht nur ein Personalausweis beantragt werden soll, sondern die gesamte Familie von 6 Familienmitgliedern mit neuen Ausweisen ausgestattet werden muss? Bei einem starren System kann dies nur über die nicht mit Terminen geplante Laufkundschaft abgefangen werden.

tempus geht in dieser Hinsicht deutlich weiter

In tempus werden die möglichen Anliegen mit ihren jeweiligen Bearbeitungszeiten hinterlegt und der Kunde wählt die gewünschten Anliegen aus.
Daraus berechnet tempus die voraussichtliche Gesamt-Terminbearbeitungsdauer und berechnet „on the fly“ anhand der derzeitigen verfügbaren Bearbeitungskapazitäten und den bereits vereinbarten Terminen die Terminangebote dynamisch aus.
Das geschieht für jedes Terminangebot, das Kunden unterbreitet wird und kann z.B. bedeuten, dass gegen Öffnungszeitende um 17 Uhr ein Kunde mit einer einfachen Beglaubigung noch Terminangebote bis kurz vor 17 Uhr erhält, während der oben genannte Kunde, der seine Familie mit Ausweisen versehen möchte, als letztmöglichen Termin 15:50 Uhr angeboten bekommt.
Dies ist sowohl im Internet als auch am Markendrucker der Fall und sorgt unter anderem dafür, dass mit Öffnungszeitende auch das Arbeitsende naht.

Die Konfiguration der Terminkapazitäten ist sehr flexibel und leicht verständlich. Sie kann jederzeit an einer sogenannten Kapazitätsgebirgsgrafik kontrolliert werden.

Abbildung: Kapazitätsgebirge

Konfigurationsänderungen können jederzeit, auch untertägig, vorgenommen werden, um z.B. krank werdende MitarbeiterInnen einerseits und Springer andererseits zu berücksichtigen.

2.) Terminkapazitäten

Terminkapazitäten sind Zeitkontingente, an denen im Rahmen von Terminen Anliegen bearbeitet werden können. Terminkapazitäten sind genau einem Kalander zugeordnet. Ein Kalender kann beliebig viele Terminkapazitäten haben. Eine Terminkapazität wird insbesondere definiert über folgende Parameter:

Absolute Kapazitäten:

- Datumsbereich (Anfangs- und Enddatum), in dem die Terminkapazität gilt
Relative Kapazitäten:
- Angabe einer Gültigkeit relativ zu dem aktuellen Tag. Z.b. kann eine Kapazität "heute" oder "am nächsten Arbeitstag" gelten. Relative Kapazitäten werden in der Regel bei Systemen verwendet, bei denen die Kundensteuerung ausschließlich über Termine/Uhrzeitabsprachen funktioniert. Über "relative Kapazitäten" werden dann häufig tagesaktuelle Terminkontingente gesteuert, die für Laufkunden reserviert bleiben.
Je Wochentag in dem oben genannten Datumsbereich
- Uhrzeitbereich (Anfangs- und Endzeit), in dem die Terminkapazität gilt
- 2 Pausenzeiten (jeweils mit Anfangs und Endzeit), in denen die Kapazität nicht gilt
Anzahl der im Rahmen dieser Kapazität parallel bearbeitbaren Termine

2.1.) Kapazitätstyp

Positiv (Normalfall) oder Negativ (zieht die genannte Kapazität von den weiteren Kapazitäten ab) oder Absolut (überschreibt in dem Zeitbereich alle anderen Kapazitäten, z.B. im Rahmen von Schulungen)

Folgende wesentliche Funktionen, die über die Neuanlage, Änderung und Löschung von Terminkapazitäten hinausgehen, gibt es im Zusammenhang mit Terminkapazitäten.

2.2.) Abwesenheiten verwalten

Für beliebige Datumsbereiche können für jeweils einen beliebigen Zeitraum Abwesenheiten verwaltet werden. Dies kann zum Beispiel Urlaub, Krankheit oder Schulung sein. Aus technischer Sicht sind Abwesenheiten in tempus absolute Terminkapazitäten mit einer Kapazität von 0 parallelen Terminen.

2.3.) Überlastungen ermitteln

Überlastungen sind Termine, denen keine ausreichenden Kapazitäten zur Bearbeitung gegenüberstehen. Während dies bei der Vereinbarung vor allem im Frontend durch das System verhindert wird, können Überlastungen etwa durch ungeplante Abwesenheiten bei Krankheiten etc. noch nachträglich nach der Vereinbarung des Termins eintreten. Es gibt eine Funktion, die solche Termine auflistet und damit einer gezielten Verschiebung zugänglich macht.

2.4.) Minimale und maximale Vorlaufzeiten

Über das Backend ist pro Kalender/Schlange grundsätzlich konfigurierbar, in welchem Zeitbereich Termine angeboten werden, sofern entsprechende Terminkapazitäten vorliegen. Einstellbar ist der Mindestvorlauf in Minuten oder Kalendertagen und die maximalen Vorlauftage in Kalendertagen bis maximal 365.