Kalendereinstellungen

1.) „Kalender“ und „(Warte-)Schlangen“

Die Begriffe „Kalender“ und „(Warte-)Schlangen“ werden technisch synonym verwendet.

Der Begriff „Warteschlange“ wird üblicherweise im Zusammenhang mit Aufrufanlagen verwendet, bei denen häufig mehrere Personen zur Abarbeitung der Terminkunden und Laufkunden an der Warteschlange der Aufrufanlage angemeldet sind.

Der Begriff „Kalender“ wird häufig verwendet, wenn nur eine Person zur Abarbeitung der Terminkunden ihre Arbeitszeit in Form von Terminkapazitäten bereitstellt.

• In Kalender werden Termine eingetragen.

• Kalender sind jeweils einem Standort zugeordnet.

• Kalendern kann unter anderem ein sogenannter Performancefaktor zugeordnet werden. 

  -> Performancefaktoren sind Dezimalzahlen, mit denen die Gesamtdauern der Anliegen multipliziert werden, wenn Termine in diesem Kalender gemacht werden. Beispiel: Ein Anliegen dauert 10 Minuten und soll im Rahmen eines Termins in einem Kalender vereinbart werden, der einen Performancefaktor von 1,5 hat. Daraus resultiert eine Termindauer von effektiv 15 Minuten in diesem Kalender.

• Ebenfalls möglich ist die Zuordnung einer individuellen Terminerfassungsmaske zu jeder Schlange. Darüber können die abzufragenden Daten an den Bedarf der jeweiligen Schlange angepasst werden. 

1.1.) Gruppenkalender 

Gerade auch im Bereich von Ausländerämtern sind häufig mehrere Personen, die einen eigenen, individuellen Kalender verwalten sollen, mit der Bearbeitung von gleichen Anliegen befasst. Dazu können mehrere Kalender zu einem sogenannten Gruppenkalender zusammengefasst werden. Nach außen, also für den Kunden, erscheinen die Terminangebote von allen am Gruppenkalender beteiligten Personen zusammen als ein einziger Kalender. Wählt ein Kunde einen Termin aus, an denen mehrere Kalender Terminangebote bereithalten können, so wird der tatsächlich bebuchte Kalender entweder nach Priorität oder nach Zufall ausgewählt. 

1.2.) Korrespondierende Kalender 

Im Normalfall werden Termine in einem bestimmten Kalender eingetragen und dies hat keine Auswirkungen auf andere Kalender. Es gibt jedoch in Einzelfällen die Notwendigkeit, dass die Eintragung eines Termins in Kalender A auch eine Belegung in Kalender B erzeugen sollen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn zwei Sachbearbeiter/Innen sich ein Büro teilen und aus Datenschutzgründen immer nur ein Kunde im Raum sein darf. Zur Abbildung in tempus werden zu diesem Zweck sogenannte korrespondierende Kalender gebildet. Die Eintragung eines Termins in einem der beiden Kalender führt dann zu einer "Blockade" in dem jeweils anderen Kalender. 

2.) Zuständigkeiten 

In einzelnen Bereichen, häufig z.B. in Ausländerämtern, wird die Zuständigkeit von Sachbearbeiter/Inne über die Anfangsbuchstaben der Nachnamen der Kunden/Innen bestimmt. Es existiert ein optionales Feature namens „MITZUSTANEDIGKEITEN“, über das ein weiteres Attribut eines Kalenders zur Administration freigeschaltet werden kann. Darin können Buchstabenbereiche, auch mehrere, formuliert werden. Im Buchungsdialog des Frontends wird dann in einem frühen Buchungsschritt abgefragt, wie der Nachname der buchenden Person ist, damit der zuständige Kalender herausgefunden werden kann. 

3.) Anliegen

Anliegen sind die vom Auftraggeber für dessen Kunden angebotenen Dienstleistungen, zu denen die Kunden Termine vereinbaren können. Neben der Bezeichnung des Anliegens wird insbesondere die mittlere Bearbeitungsdauer zur Erledigung des Anliegens hinterlegt. Diese mittlere Bearbeitungsdauer wird unterschieden für das erste Anliegen dieses Typs im Rahmen eines Termins und den folgenden Anliegen desselben Typs im Rahmen eines Termins. Mittlere Bearbeitungsdauern können in einer Granularität von beliebigen Minuten verwaltet werden. Anliegen können einem oder mehreren Kalendern zugeordnet werden. 

3.1.) Ober- und Unteranliegen 

Anliegen können vom Kunden frei in zwei Ebenen konfiguriert werden. Oberanliegen sind nicht direkt auswählbar, sondern gruppieren die in Ihnen enthaltenen Unteranliegen. Ein Beispiel für Oberanliegen sind „Meldeangelegenheiten“ in einem Bürgerbüro. Unteranliegen sind letztlich buchbare....

 3.2.) Begrenzung der Anzahl  

Die Anzahl der unterschiedlichen Anliegentypen ist begrenzbar um Missbrauch zu erschweren. 

3.3.) Hinweistexte 

Zu jedem Anliegen kann ein beliebiger Text, in der Regel eine Liste der mitzubringenden Unterlagen, eingegeben werden. Darin enthalten können auch Downloadlinks und Verlinkungen zu anderen Auskunftssystemen, z.B. Service BW sein. 

3.4.) Anliegendialoge (Verfeinerungen) 

In einzelnen Mandanten wird optional die Nutzung von sogenannten Verfeinerungsdialogen angeboten. Diese können von der Administration beliebig formuliert und auch laufend selbständig angepasst werden.

Die Idee von Verfeinerungen ist, dass es in einzelnen Bereichen, z.B. Ausländeramt, Führerscheinstelle usw. eine Vielzahl von sehr ähnlichen Anliegen gibt und es den Endkunden häufig schwer fällt, das richtige Anliegen auszuwählen.

Mit den Verfeinerungsdialogen können „Einstiegsanliegen“ formuliert werden, z.B. „Führerscheinanliegen“ und dann über die Verfeinerungsdialoge Fragen gestellt werden, über deren Beantwortung das richtige Anliegen herausgefunden und gebucht werden kann.

Z.B „Sind Sie im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis?“ „Ja“ „Nein“ usw.