Kalenderansicht und Terminorganisation
Welche besonderen Einstellungen gibt es bei der Kalenderansicht und der Terminorganisation?
1. Kalenderansicht
Je nach Geschmack kann man in der Kalenderansicht jeweils zwischen "Normal" Ansicht und "Zeitstrahl" wählen.
Weiterhin kann man sich den Kalender als Tagesansicht, Wochenansicht oder Monatsansicht anzeigen lassen.
2. Terminorganisation
Termine sind die zentralen Objekte des Systems. Termine beginnen und enden grundsätzlich am selben Tag. Es werden standardmäßig folgende Parameter je Termin verwaltet, nach Rücksprache auch mehr oder weniger.
- Datum
- Uhrzeit des Terminbeginns
- Dauer des Terminbeginns in Minuten (gerundet auf 5 Minuten-Blöcke)
- Name und Vorname des Kunden
- Geburtsjahr des Kunden
- Geburtsmonat des Kunden Geburtstag des Kunden (alternativ zu Geburtsjahr und Geburtsdatum des Kunden)
- Email-Adresse des Kunden
- Telefonnummer des Kunden Anliegen, die im Rahmen des Termins abgearbeitet werden sollen, sofern erfasst
- Bemerkung (Freitext)
Es können im Rahmen der Formularanpassung auch weniger Parameter verwaltet werden.
Termine sind Objekte, die im Wesentlichen über das Frontend des Systems vereinbart werden. Es gibt jedoch auch im Backend Funktionen, die direkt auf den Termindaten arbeiten.
2.1.) Termine erfassen
Kunden können Termine selbständig über die sogenannte Front-End-Schnittstelle erfassen.
Das Backend besitzt eine Funktion zur Neuanlage von Terminen. Diese Funktion kann auch etwaig bestehende zeitliche Restriktionen, die über die Terminkapazitäten festgelegt wurden, überschreiben. Zur Beachtung der zeitlichen Restriktionen dient die Funktion im Frontend.
2.2.) Serientermine (optional)
Über das Backend können Serientermine für bis zu 30 Tage im Voraus eingerichtet werden. Serientermine finden an auswählbaren Wochentagen innerhalb eines definierten Datumsbereichs an festen Uhrzeiten mit einer festen Serienterminnummer statt.
2.3.) Termine ändern
Das Backend besitzt eine Funktion zum Ändern von bestehenden Terminen. Im Rahmen einer Verschiebung des Termins können die Daten des Kunden, z.B. Name, Vorname, Emailadresse geändert werden. Außerdem kann der Kalender des Termins geändert werden oder der Termin an einen anderen Zeitpunkt verschoben werden.
2.4.) Termine löschen
Kunden können selbständig Termine über die Front-End-Schnittstelle löschen. Dafür kann wahlweise ein Link aus der Terminbestätigungsmail oder eine direkte Funktion der Front-End-Schnittstelle verwendet werden, bei der bestimmte Terminparameter zur Authentifizierung eingegeben werden müssen.
Das Backend besitzt eine Funktion zur Löschung von bestehenden Terminen.
Der Kunde kann eine Löschbestätigungsmail nach der Löschung erhalten.
Mit der Löschung werden alle Termindaten und insbesondere alle Personendaten vollständig gelöscht.
2.5.) Automatische Löschung von Terminen
Zur Einhaltung der DSGVO Art 5 (1) e werden personenbezogene Daten nur so lange gespeichert, wie dies für den Zweck, für den sie erhoben wurden, die Terminvereinbarung, notwendig ist. Die Löschung erfolgt standardmäßig automatisch 2 Tage nach Erreichen des Termindatum.
2.6.) Terminlisten
Terminlisten können zu einem oder mehreren Kalendern über bis zu 30 Tage im Voraus ausgegeben und auch ausgedruckt werden.
2.7.) Monatsübersicht
Monatsansichten zeigen in Kalenderform eine tagesgenaue Übersicht über die innerhalb eines Monats vereinbarten Termine mit Anfangszeit und dem Namen des Kunden. Aus der Monatsansicht heraus kann in eine Detailansicht eines Termins verzweigt werden.
2.8.) Terminsuche
Über die Terminsuche kann anhand des Kundennamens, Kundenvornamens, des Termindatums, des Standortes, des Kalenders oder des Termindatums gezielt nach Terminen gesucht werden. Aus der Ergebnisliste heraus kann die Detailanzeige der Termine aufgerufen werden.
2.9.) Massenmail an Kunden
An die über die Terminsuche gefundenen Termininhaber kann eine Massenmail mit frei definierbarem Text durch berechtigte Benutzer/innen versandt werden.
2.10.) Terminabsage an mehrere Kunden
An die über die Terminsuche oder durch eine ermittelte Überlastung gefundenen Termininhaber, kann einfach eine Massenmail, mit frei definierbarem Text, durch berechtigte Benutzer/innen versandt werden und gleichzeitig die Termine aus dem System gelöscht werden.