Berichte und Export

1.) Berichte in tempus

tempus verfügt über ein leistungsfähiges und flexibles Berichtssystem, das ist das Berechtigungssystem eingebettet ist. Benutzer erhalten damit nur Zugriff auf die für sie jeweils vorgesehenen Berichte und Daten. 

 Berichte bestehen aus drei Elementen

• Name des Berichtes

• Datenquelle

• Berichtstemplate 

Die Datenquellen sind letztlich nichts anderes als SQL-Statements, die vom Betreiber bereitgestellt werden und die gewünschte Daten bereitstellen. Die Datenquellen sind aus Datenschutzgründen nicht durch die Benutzer erstell- oder änderbar, aber der Betreiber kann auf berechtigten Wunsch jederzeit auch individuell benötigte Datenquellen bereitstellen. 

Berichtstemplates sind HTML-Formulare, in denen die Berichtsdaten über Variablen eingesetzt werden. Die Berichtstemplates sind durch die dazu berechtigten Benutzer änderbar und können so auf den Bedarf, z.B. Logo, Farbgebung, Listeninhalt, Listenfeldreihenfolge oder ähnliches angepasst werden. 

Bei den Berichten ist zu beachten, dass die Daten aus tempus schon aus Datenschutzgründen regelmäßig nach Erreichen des Termindatums gelöscht werden. In der Regel geschieht dies zwei Tage nach dem Termindatum.

Außerdem ist zu berücksichtigen, dass tempus einen Planungsteil darstellt und nicht die Ist-Situation vor Ort. Gerade auch bei Mischbetrieb von Terminen und nicht terminierten Laufkunden kennt tempus daher nur einen Teil der Plansituation. Außerdem erscheinen nicht alle Kunden tatsächlich zum Termin. Daher sind Auswertungen, wie z.B. die Anzahl bestimmter Anliegen während eines bestimmten Zeitraums nicht sinnvoll, da tempus nicht wissen kann, ob diese tatsächlich bearbeitet wurden. Für derartige Auswertungen ist die Aufrufanlage die geeignete Quelle, da sie die Ist Situation beschreibt. 

1.1.) Terminlisten

Die typischsten vordefinierten Berichte sind Terminlisten. Bitte beachten Sie, dass die Reihenfolge (Sortierung), Inhalte und das Design frei änderbar sind. 

1.1.1.) Schlangenbezogene Terminlisten 

Die typischsten vordefinierten Berichte sind Terminlisten. Bitte beachten Sie, dass die Reihenfolge (Sortierung), Inhalte und das Design frei änderbar sind.

1.1.1.1) Schlangenbezogene Terminlisten

Im einfachsten Fall sind Terminlisten nur auf eine Warteschlange (Kalender) für einen oder mehrere Tage begrenzt.

1.1.1.2.) Standortbezogene Terminlisten

Terminlisten können auch mehrere oder alle Schlangen eines bestimmten Standortes umfassen und alle Termine darin gemeinsam auflisten. Das ist z.B. typischerweise der Fall, wenn Terminmarkendrucker verwendet werden, da diese eine eigene Markendruckerschlange verwenden.

1.1.1.3.) Tägliche automatische Terminlisten

Tempus ist auch in der Lage, arbeitstäglich automatisierte Terminlisten zu erstellen und einen vordefinierten E-Mail-Empfängerkreis zu versenden.

2.) Exporte in tempus

tempus ist ein zukunftsgerichtetes Terminmanagement-System, das über ein ausgebautes Berechtigungssystem verfügt und damit theoretisch in Einzelfällen auch Rückschlüsse auf Leistungsdaten einzelner Personen ermöglichen würde. Dies ist jedoch ausdrücklich nicht gewollt. Außerdem verbietet sich aufgrund der Akkumulation der Datenbestände mehrerer Mandanten auch die langfristige Vorhaltung von Daten zur statistischen Auswertung. Aus diesem Grund bietet tempus ein Statistikinterface, über das die statistik-relevanten Termindaten in geeigneter Form aufbereitet exportiert werden können. Nach dem Export der Daten werden diese aus tempus gelöscht. Die exportierten Daten können in Folge standardmäßig per E-Mail, alternativ auch z.B. per FTP-Filetransfer, an ein geeignetes Statistik-System, z.B. Microsoft Excel, übertragen werden.

2.1.) Grundsatz

Im Rahmen des Statistikexports werden ausschließlich vergangenheitsbezogene Daten exportiert, wobei Daten des aktuellen Tages in diesem Sinne jedenfalls keine vergangenen Daten darstellen.

Da mit dem Export die Daten zeitgleich aus tempus gelöscht werden, muss der Mandant entscheiden, ob er Daten des Vortages sofort exportieren möchte oder etwa noch einige Tage in tempus belassen möchte, um z.B. bei Rückfragen von Kunden zu Terminen an Vortagen noch auskunftsfähig zu sein.

Im Standard werden die Daten am Wochenende für die Vorwoche exportiert und gelöscht.

2.2.) Datenschutz

Dieses Statistik-Verfahren darf als sicher im Sinne des Datenschutzes angesehen werden, weil keine personenbezogenen Daten exportiert werden. Es findet z.B. kein Zugriff von außen auf die Datenbank statt.

2.3.) Allgemeines Exportformat

Die Daten werden als Textdatei im CVS-Format exportiert. Als Trennzeichen fungieren Semikolons. Pro Zeile wird ein Datensatz ausgegeben.

Die Datenfeldbezeichnungen werden NICHT mit exportiert. 

2.4.) Exportdaten-Strukturen/Dateiaufbauten 

2.4.1.) Kapazitätsdaten 

Bei den Kapazitätsdaten handelt es sich um die für die Terminbearbeitung bereitgestellten Personalkapazitäten, die für jeden Tag im Zeitabstand von 5 Minuten beobachtet werden. Kapazitäten werden in der Einheit „Anzahl paralleler Vorgänge“ betrachtet. Um die Datenmenge klein zu halten, werden nur Zeitbereiche in dem Export berücksichtigt, in denen mindestens ein Vorgang als Kapazität vorhanden war.

Es werden folgende Datenfelder nach Schlangennr, Anlagenschlangennr und Zeitpunkt sortiert exportiert:

• Schlangennr  -> tempus-interne Schlangennr.

• Anlagenschlangennr.  -> Schlangennr. einer evt. angeschlossenen Aufrufanlage

• Schlangenname  -> Schlangenname aus tempus

• Standortbezeichnung -> Standortbezeichnung aus tempus

• Zeitpunkt -> Zeitpunkt des Beginns der beobachteten Zeitscheibe im Format
  jjjj-mm-tt hh:mn

• Kapazität  -> Zahl im Bereich >0 und <255, die die Anzahl der parallel bearbeitbaren Vorgänge (Kapazität) in dieser Zeitscheibe angibt.

• Vorgänge  -> Zahl im Bereich 0 bis Kapazität, die die Anzahl der in dieser Zeitscheibe parallel bearbeiteten Termine angibt.

Beispiel:

12;12;EAT-Ausgabe;DLZ;2012-10-14 12:00;3;1
12;12; EAT-Ausgabe;DLZ;2012-10-14 12:05;3;0
12;12; EAT-Ausgabe;DLZ;2012-10-14 12:10;3;2

Hinweis: Kapazitätsdaten sind Soll-Daten. Ob z.B. alle Termine wahrgenommen wurden, ist diesen Daten nicht zu entnehmen.

2.4.2.) Termindaten

Die Termine werden in folgender Datenstruktur exportiert:

• Terminzeitpunkt  -> Zeitpunkt des vereinbarten Termins (Sollzeitpunkt) im Format
  jjjj-mm-tt hh:mn

• Status -> frei (wird nicht mehr verwendet)

               -> blockiert (während Telefondialog)

               -> reserviert (wartet auf Bestätigung)

               -> vergeben

               -> übertragen (an Aufrufanlage)

• Dauer -> geplante Dauer in Minuten

• Wartemarke  -> Nr. der Wartemarke

• Schlangennr. ->  tempus-interne Schlangennr.

• Anlagen-Schlangennr.  -> Netcallup-Schlangennr, könnte von Schlangennr abweichend sein

• Schlangenname  -> Schlangenname aus tempus

• Standortbezeichnung  -> Standortbezeichnung aus tempus

• Anwendungsnummer  -> Anwendungsnummer, der die Schlange zugeordnet ist.

   

• Vereinbarungszeitpunkt  -> Zeitpunkt der Vereinbarung bzw. letzten Änderung des Termins im Format jjjj-mm-tt hh:mn.
  Hinweis: Diese Information kann möglicherweise falsch sein.

   

• Herkunft  -> Weg, über den der Termin vereinbart wurde.
  -> int - Internetbuchung
  -> tel - telefonische Buchung (wird derzeit nicht erfasst)
  -> Mde - Markendrucker, deutscher Dialog
  -> Mfr - Markendrucker, französischer Dialog
  -> Mru - Markendrucker, russischer Dialog
  -> Mtu - Markendrucker, türkischer Dialog
  -> Mes - Markendrucker, spanischer Dialog
  -> Men - Markendrucker, englischer Dialog
  -> beb Buchung erfolgte über das Backend (Backendbuchung)

   

• Aufrufzeitpunkt  -> Zeitpunkt des Aufrufs des Termins im Format jjjj-mm-tt hh:mn.
  Hinweis: Diese Information ist erst mit Einspielen der Events aus der Netcallup-Anlage verfügbar und nur bei Anbindung an diese Aufrufanlagen.

   

• Endezeitpunkt  -> Zeitpunkt des Quittierens des Termins im Format
  jjjj-mm-tt hh:mn.
  Hinweis: Diese Information ist erst mit Einspielen der Events aus der Netcallup-Anlage verfügbar und nur bei Anbindung an diese Aufrufanlagen.

   

• Fallarten  -> Fallarten, die vom Sachbearbeiter bei Abschluß des Termins in der Aufrufanlage hinterlegt wurden, getrennt durch „-„Zeichen.
  Die Anliegen werden Stammdaten der Aufrufanlage festgelegt.
  (Anmerkung: Diese Daten sind derzeit noch nicht verfügbar)

   

• Anliegen  -> Anliegen, die bei Buchung des Termins (vom Kunden) erfasst wurden, getrennt durch „-„Zeichen.
  Die Anliegen werden durch das Feld „Pultanzeige“ in den Anliegen-Stammdaten vom Mandanten festgelegt. Sofern keine Pultanzeige definiert ist, wird die interne Anliegennr des Anliegens verwendet.

Die Sortierung in der Datei erfolgt nach Datum, Schlangennr, Anlagenschlangennr, Uhrzeit

2.4.3.) Bereitstellung der Daten 

Die Bereitstellung der Daten erfolgt nach Absprache.